Je vais vous faire une confidence… Je déteste les e-mails. Enfin du moins, je déteste passer des heures chaque jour sur ma boite mail. C’était mon quotidien quand j’étais employée. Maintenant que je travaille à mon compte, j’ai mis au point une routine de travail afin de traiter mes mails rapidement. Voici mes 3 conseils principaux.
Regarder sa boite mail 3x par jour
LE meilleur conseil que je pourrais donner. Quand je travaillais en entreprise, il était obligatoire d’avoir constamment sa boite mail ouverte. Ce système ne me convient pas. Dès que je vois un mail arriver, c’est presque un tic, je dois l’ouvrir ! Parfait pour la concentration…
Désormais, j’ouvre mes mails trois fois par jours : le matin vers 10h (après avoir déjà travaillé), après le lunch, et en fin d’après-midi pour clôturer la journée. J’y gagne plus en concentration et en productivité. Et absolument personne ne m’a jamais fait une remarque à ce sujet. En cas d’extrême urgence, je suis joignable par téléphone. Dans “La semaine de 4 heures”, Timothy Ferriss conseille de programmer un mail automatique expliquant ce moyen de fonctionnement. De cette manière, les personnes qui vous envoient un mail savent quand elles auront une réponse. Je n’ai pas eu besoin de mettre cela en place mais c’est une bonne solution pour celles qui hésiteraient à couper leur boite en journée.
Traiter ses emails par sessions
Après avoir regardé vos emails, il faut bien sur les traiter. De manière générale, quand je lis un nouveau mail, je le range tout de suite dans son bon dossier et lui attribue un drapeau. Je travaille sur Mail de Mac mais cette option doit être disponible un peu partout. Chaque drapeau de couleur à son degré d’importance. Rouge = répondre aujourd’hui; Orange = sujet à suivre mais ne nécessite pas de réponse directe de ma part; Gris = à lire dans la semaine (il s’agit là notamment des newsletters et articles que je suis pour me tenir au courant de l’actualité au niveau marketing).
Si le mail prend moins de deux minutes pour être lu/répondu/envoyé, je le fais directement. Les mails qui prennent plus de temps dans leur réponse reçoivent donc le drapeau rouge. Je m’occupe de cela, en une fois, à la fin de journée. Je trouve beaucoup plus efficace de répondre à tous mes mails en une fois.
Nettoyer sa boite
Et enfin, faite le tri régulièrement dans votre boite. Vous ne vous en rendez pas compte, mais vous êtes forcement abonné à un tas de listes et de newsletters qui vous ne servent pas. Désinscrivez-vous de ces emails qui ne vous apportent rien. Le plus simple et de passer par le site unroll.me. Il vous permet de visualiser toutes les newsletters dont vous êtes inscrits et de les supprimer si besoin. Autre option très intéressante du site : créer votre “roll-up”. Vous allez pouvoir décider quand recevoir les newsletters dont vous conservez l’inscription. Par exemple, je suis inscrite à beaucoup de sites parlant de l’actualité du webmarketing, du design,.. Je reçois désormais ces mails uniquement le soir et je ne suis pas dérangée avec la journée.
Nous pensons souvent que nous devons être connecté 24H/24 et que répondre rapidement à un e-mail signifie être productif. Je travaille avec ce système depuis presque deux ans, et je gagne des heures précieuses chaque semaine.
Et vous ? Comment gérez-vous vos e-mails ? Trouvez-vous que cela vous prend trop de temps ? N’hésitez pas à me donner votre feed-back dans les commentaires 🙂
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