L’organisation et la gestion administrative ne sont pas toujours les éléments les plus drôles dans la vie d’un entrepreneur ou d’un freelancer. Heureusement, il existe des outils pour nous aider. Voici mes 3 outils préférés pour m’organiser.
Asana
Avant avril 2017, j’avais un réel problème avec les outils de gestion de projet. C’est bien simple, je considérais qu’encoder toutes les tâches que je devais faire était une vraie perte de temps. Que ce soit pour mes projets solo, ou les projets en équipe avec mes clients, je trouvais cela totalement inutile.
Et puis, en avril 2017, j’ai participé au workshop de Melyssa Griffin sur la création de business en ligne. Et elle nous a proposé d’utiliser Asana, un outil génial selon elle. Et comme c’est Melyssa, j’ai quand même décidé de tester. Et j’ai eu une révélation : ce programme ne ressemble à aucun autre pour la gestion de projet !
Après un an d’utilisation, je peux réellement dire qu’Asana a changé ma manière de travailler. En étant plus organisée, je travaille plus rapidement (et donc j’accepte plus de projets ;)), je n’oublie rien, et donc, je suis moins stressée.
Une dernière chose ? C’est totalement gratuit 🙂 (Il existe une version payante mais la gratuite est plus que suffisante).
Trello
Le bureau rempli de post-its (qu’on finit par perdre), vous connaissez ?
C’était également mon cas avant de découvrir Trello. Ce site gratuit (il y a aussi une app) permet de créer des tableaux et d’y ajouter des notes. C’est donc l’outil parfait pour classer toutes les choses dont on doit se souvenir. J’ai par exemple un tableau avec tous mes mots de passe. J’en ai également un avec les livres que j’ai envie de lire ou que j’ai prêté.
Mais en plus de l’option « mémo », Trello propose une fonctionnalité très intéressante : le partage de tableaux ! Il est donc possible de partager certaines informations avec des membres d’une équipe.
Les outils Google
Je ne pourrais pas terminer cet article sans parler des nombreux outils que Google met à notre disposition gratuitement. Voici ceux que j’utilise :
- Google Agenda : Je n’utilise pas Google Agenda pour mes rendez-vous, mais pour mes calendriers éditoriaux. Articles de blog, newsletters, réseaux sociaux, lancement de formations,… Dès que j’ai besoin de planifier de la création de contenu, je réalise le calendrier dans Google Agenda.
- Google Drive : J’utilise le Drive Google pour partager des dossiers. Par exemple, j’ai un dossier facture (avec des sous-dossiers par trimestre). J’y entre toutes mes factures entrantes et sortantes. Dès que je reçois une facture par e-mail, je la glisse directement dans le bon dossier et je n’oublie rien. A la fin du trimestre, je partage le dossier avec ma comptable. Simple comme tout, mais beaucoup de temps gagné.
- Google Sheet : Je ne suis pas une grande fan des chiffres, donc je n’ai pas vraiment besoin de cet outil à priori… Mais je l’utilise pour réaliser mes time sheets quand je travaille avec des clients. Pas besoin d’un outil compliqué pour savoir combien de temps on a passé sur un projet donc 😉
Ces trois outils sont gratuits et m’aident chaque jour dans la gestion de mon business. Je vous invite à les découvrir si vous ne les connaissez pas encore. Et si vous en utilisez d’autres, n’hésitez pas à me le dire dans les commentaires 😉
